Préambule
L’association sans but lucratif ICOMOS Wallonie-Bruxelles a été
constituée le 28 octobre 1995. Dans ses statuts, il est prévu que
ceux-ci sont complétés par un règlement d’ordre intérieur (article
9).
Après neuf années d’existence, correspondant à la fin de la
troisième période triennale de ses premiers administrateurs, le
Conseil d’administration de l’a.s.b.l. a décidé de rédiger un
règlement d’ordre intérieur, fruit de l’expérience des années
passées. Celui-ci a été présenté à l’Assemblée générale du 29 mars
2005 qui l’a approuvé à l’unanimité moyennant l’ajout de la notion «
d’ami de l’ICOMOS Wallonie-Bruxelles »., introduite en 2001.
Ce règlement d’ordre intérieur complète et précise les statuts. Il
porte principalement sur le fonctionnement du Conseil
d’administration.
En vertu des articles 7 et 9 des statuts, tout nouveau membre devra
marquer son « adhésion totale aux statuts et au règlement d’ordre
intérieur ».
Dans le texte ci-après, le terme "l’association" désigne
l’association sans but lucratif ICOMOS Wallonie-Bruxelles.
Article 1. Obligations des membres
Voir articles 6 à 9 des statuts.
Par leur adhésion à l’a.s.bl. ICOMOS Wallonie-Bruxelles, les membres
sont automatiquement membres de l’ICOMOS, organisation
internationale. Pour toute participation ou communication faite au
titre de membre de l’ICOMOS, le membre est tenu d’en avertir son «
comité national » qui est en l’occurrence l'ICOMOS
Wallonie-Bruxelles.
Le membre veillera à signaler au Conseil d’administration, endéans
le mois, tout changement d’adresse, même partiel (adresse e-mail par
exemple), afin de permettre à l’association d’assurer la meilleure
communication possible, de tenir ses fichiers à jour et de se
conformer à la législation en vigueur.
Article 2. Cotisation
Voir article 11 des statuts.
Le montant de la cotisation, pour l’année qui suit celle en cours,
est proposé par le Conseil d’administration et soumis à
l’approbation de l’Assemblée générale statutaire, qui se tient
généralement en mars de chaque année.
Article 3. Composition du Conseil d’administration
Voir article 12 des statuts.
La nomination des administrateurs a lieu tous les trois ans, au
cours de l’Assemblée générale statutaire, par un vote à bulletin
secret.
L’appel à candidature au poste d’administrateur est envoyé au plus
tard avec la convocation, dix jours ouvrables au moins avant
l’Assemblée générale, à tous les membres effectifs en ordre de
cotisation.
Le dossier de candidature comprend une note de motivation du
candidat ainsi que son curriculum vitae succinct, reprenant les
éléments essentiels et récents en rapport avec l’objet de
l’association, l’ensemble étant résumé en une page qui sera lue à
l’Assemblée avant la procédure de vote. Ce dossier est envoyé par
courrier ou courriel au secrétariat administratif au plus tard à la
date précisée dans l’appel à candidature.
Les candidatures tardives ou présentées en Assemblée générale ne
sont pas admises.
Le Conseil est composé des neuf membres qui ont obtenu le plus de
voix. En cas de parité, c’est le candidat le plus âgé qui est élu.
Est réputé défaillant et devant être remplacé, tout administrateur
qui tombe dans l’une des catégories suivantes :
En cas de défaillance d’un administrateur, il est procédé à son
remplacement provisoire par cooptation. L’administrateur coopté
achève le mandat de celui qu’il remplace. L’Assemblée générale qui
suit procède à l’élection définitive.
En cas de défaillance d’un administrateur pour un motif impérieux et
exceptionnel, le Conseil d’administration décide souverainement de
son remplacement ou non.
Article 4. Fonctionnement et délibération du Conseil
d’administration
Voir articles 13 et 14 des statuts.
4.1 Désignation du Bureau
À l’issue des élections et au plus tard dans les quinze jours qui
suivent, l’aîné des administrateurs, ou à défaut le second en âge,
prend l’initiative de réunir le Conseil d’administration, en vue de
procéder à la désignation, en son sein, du président, du
vice-président, du secrétaire et du trésorier qui constituent le
Bureau. La candidature à ces postes se fait sur base volontaire et
n’est pas liée au nombre de voix obtenues.
Le vote a lieu soit à main levée, soit à bulletin secret, si l’un au
moins des administrateurs en exprime le souhait. Ce scrutin requiert
la totalité des voix des administrateurs présents ou représentés,
chacun ne pouvant disposer que d’une seule procuration. À défaut, le
Conseil d’administration est convoqué de semaine en semaine, jusqu’à
ce que cette condition soit remplie. En cas de parité des voix pour
un poste, l’aîné est élu.
4.2 Organisation des réunions
Le Conseil d’administration se réunit mensuellement, sur convocation
de son président, en principe en dehors des périodes de vacances
scolaires, soit au minimum neuf fois par an, selon, de préférence,
les modalités suivantes :
- à un jour fixe du mois, selon un calendrier déterminé de commun
accord,
- en fin de journée, pendant la semaine,
- pendant maximum trois heures,
- alternativement à Bruxelles et en Wallonie.
La réunion du mois d’octobre est consacrée à l’examen des
candidatures au titre de membre ou ami. Celle du mois de novembre à
la finalisation des dossiers de demande de subventions. Ceci permet
de respecter les délais, tant vis-à-vis de l’ICOMOS International
que des organismes de subvention.
Le président ou trois administrateurs peuvent décider de convoquer
des réunions exceptionnelles pour un motif précis qui requiert
l’urgence.
Article 5. Missions du Conseil d’administration
Outre ses missions de représentation et ses responsabilités définies
par les statuts (articles 15 à 19 et article 23 des statuts), le
Conseil veille à assurer le bon fonctionnement de l’association.
Celui-ci comprend, notamment, le respect de la loi en vigueur sur
les a.s.b.l., l’organisation de l’Assemblée générale statutaire
annuelle, l’organisation d’activités avec les membres, la gestion du
budget, la proposition à l’Assemblée générale du montant de la
cotisation, l’établissement des dossiers de demandes de subventions,
l’examen des candidatures au titre de membre ou ami, la tenue d’une
réunion minimum par an avec la section néerlandophone du Comité
belge, ainsi que le suivi des contacts et demandes émanant de
l’ICOMOS international et leur répercussion auprès des membres.
5.1 Assemblée générale
Voir articles 20 à 26 des statuts.
L’ordre du jour de l’Assemblée générale statutaire comprend au
minimum les points suivants :
l’approbation du procès-verbal de l’Assemblée précédente ;
- pour l’année écoulée : la présentation du rapport d’activité,
l’approbation du bilan financier, la décharge à donner aux
administrateurs ; - pour l’année en cours : la présentation du
programme, l’approbation du budget, la désignation de deux réviseurs
aux comptes pour la prochaine Assemblée statutaire ; - pour
l’exercice suivant : la fixation du montant de la cotisation.
5.2 Les activités avec les membres
Pour autant qu’elles rentrent dans l’objet social, les activités de
l’association ne sont pas limitées. Il s’agit généralement de
visites de sites ou monuments (en Belgique ou à l’étranger), de
conférences et séminaires ou de publications. Tous les membres de
l’association peuvent participer à leur organisation, mais il
revient au Conseil d’administration d’en prendre l’initiative (même
lorsqu’il s’agit d’une proposition d’un membre) et d’en assurer la
coordination générale et la gestion budgétaire. Parmi les activités
nécessaires au bon fonctionnement de l’association, il y a notamment
:
l’organisation régulière de visites de monuments ou de sites
d’intérêt patrimonial, tant en Wallonie qu’à Bruxelles, en présence
ou avec l’accord du propriétaire ou du maître de l’ouvrage. Ces
visites, à caractère scientifique, sont présentées par les
principales personnes ayant participé aux études et travaux de
restauration. Ces visites ont pour but à la fois d’informer et de
susciter la réflexion.
La réalisation d’un bulletin de liaison et de publications.
5.3 Comptes et budgets
L’association est financée par les cotisations et avec l’aide de la
Région wallonne et de la Région de Bruxelles-Capitale.
L’une des conditions nécessaires à l’obtention de cette aide est
l’envoi, dans les temps, des demandes de subventions.
Jusqu’à nouvelles instructions de la part des administrations
respectives, les dossiers complets de demandes de subventions sont à
rentrer au plus tard le 31 janvier de chaque année par le Conseil
d’administration.
Ces dossiers comprennent notamment :
- le rapport d’activités et les comptes de l’année écoulée,
- le programme des activités et le budget de l’année suivante. Ce
budget est présenté avec la mention « sous réserve d’approbation par
l’Assemblée générale » (en général en mars).
En vue de finaliser ces dossiers de demande de subventions, le
Conseil d’administration se réunit au plus tard dans le courant du
mois de novembre. Les comptes et budgets ainsi que le montant de la
cotisation pour l’exercice suivant sont à soumettre à l’approbation
de l’Assemblée générale (voir article 4.1 ci-dessus).
Le Conseil d’administration veille à équilibrer le budget et à
prévoir les montants nécessaires à la représentation nationale et
internationale (frais de déplacement et de logement).
5.4 Admission des membres
Voir articles 6 à 9 des statuts.
Tous les ans, au mois d’octobre, le Conseil d’administration examine
toutes les candidatures au titre de membres, parvenues au cours de
l’année, afin de pouvoir envoyer au secrétariat international, avant
la fin du mois de décembre, la liste des nouveaux membres de
l’ICOMOS. Les cartes de membres fournies par le Secrétariat
international sont envoyées aux membres à la réception de leur
cotisation. Les cartes des membres dont la cotisation n’est pas
parvenue au compte de l’association avant le 28 février, sont
renvoyées au Secrétariat international, afin que celui-ci puisse
établir, sur base de la liste définitive des membres, la facture
exacte des cotisations à lui payer pour l’année en cours.
5.5 Titre d’amis
En vue d’ouvrir les activités de l’ICOMOS Wallonie-Bruxelles à des
personnes intéressées par la conservation du patrimoine, mais qui ne
sont pas spécialisées ou qui n’ont pas encore eu la possibilité
d’acquérir une expérience suffisante ou suffisamment reconnue, le
Conseil d’administration a décidé en 2001 de créer le titre « d’amis
» de l’ICOMOS Wallonie-Bruxelles. Moyennant une participation
annuelle aux frais administratifs, les amis de l’ICOMOS W-B
reçoivent les publications de l’association et peuvent participer
aux visites, voyages, conférences … qu’elle organise. Ils ne
reçoivent pas la carte internationale de l’ICOMOS.
Article 6. Définition des fonctions au
sein du Conseil d’administration
6.1 Fonctions du Bureau
a. Le président
Le président représente l’asbl ICOMOS Wallonie-Bruxelles au niveau
régional (Région de Bruxelles-Capitale et Wallonie). En cas
d’empêchement, il délègue cette représentation au vice-président de
l’association ou, à défaut, à un membre du Conseil d’administration.
À l’écoute de tous les membres, il veille au bon fonctionnement
général de l’association, dans le respect des statuts et du présent
règlement.
Comme indiqué à l’article 3, ci-dessus, le président convoque les
administrateurs, préside les réunions du Conseil d’administration et
en établit l’ordre du jour. Il veille au respect des modalités
décrites à l’article 3.2 ci-dessus.
Il dirige le secrétariat administratif.
Il répond aux courriels et courriers, mène les débats et coordonne
les communications et/ou avis du Conseil d’administration. Il rédige
l’éditorial du bulletin de liaison, mais peut occasionnellement, en
fonction de l’actualité ou des priorités, déléguer cette mission.
b. Le vice-président de l’association assiste et/ou remplace le
président en cas de besoin. Il veille à la préparation des activités
(envoi des convocations, invitations, en temps utile) et à leur bon
déroulement (intendance), en collaboration avec le secrétariat
administratif.
c. Le secrétaire général est responsable du fonctionnement
administratif de l’association et de la bonne application des
statuts et du règlement d’ordre intérieur, notamment la tenue des
documents légaux relatifs aux a.s.b.l. et la liste des membres et «
amis » de l’ICOMOS. Il est aidé par le trésorier et le secrétariat
administratif.
Il est responsable des procès-verbaux des réunions du Conseil
d’Administration et des Assemblées générales et, après accord du
président, communique ceux-ci dans les 15 jours de la réunion, soit
par e-mail directement aux administrateurs, soit le transmet au
secrétariat administratif qui l’envoie immédiatement par la poste.
d. Le trésorier est responsable des finances de l’association. Il
gère les comptes bancaires et effectue les paiements dans les délais
requis. Il vérifie le paiement des cotisations et en informe le
secrétaire général et le secrétariat administratif en vue de la
tenue à jour régulière de la liste des membres.
Il fait régulièrement rapport des mouvements financiers (entrées et
sorties) au Conseil d’administration.
Il établit le bilan annuel et le budget à joindre aux demandes de
subvention et à soumettre à l’approbation de l’Assemblée générale
statutaire.
6.2 Autres responsabilités
Les autres responsabilités (suivi du bulletin de liaison, des
publications, des demandes et travaux spécifiques émanant du
Secrétariat international, …) sont réparties entre les membres du
Conseil d’administration en fonction des compétences et des
affinités de chacun.
Article 7. ICOMOS Belgique et ICOMOS
International
7.1 Organisation
Voir Convention entre ICOMOS Vlaanderen-Brussel et ICOMOS
Wallonie-Bruxelles.
Comme prévu dans la convention entre les deux sections d’ICOMOS
Belgique, ICOMOS Wallonie-Bruxelles et ICOMOS Vlaanderen-Brussel, la
présidence et la vice-présidence sont alternativement assurées pour
trois ans par les présidents de chacune des sections. En cas
d’empêchement, le président peut déléguer sa fonction au
vice-président et en cas d’empêchement de ce dernier, à tout membre
du Conseil de gestion fédéral d’ICOMOS Belgique.
Au niveau international, la présidence implique notamment :
-nbsp de participer aux réunions du Comité Consultatif (une fois par
an, en principe), aux réunions du Comité européen et aux Assemblées
générales de l’ICOMOS International ;
-nbsp de répondre aux courriels et courriers, de coordonner les
communications et avis du Comité belge, en concertation avec le
vice-président du Comité belge ; -nbsp une connaissance suffisante
de l’anglais.
Au niveau fédéral, la présidence implique notamment :
-nbsp de convoquer, en concertation avec le vice-président du Comité
belge, au minimum une fois par an dans le courant du mois de mai, le
Conseil de gestion fédéral du Comité belge qui comprend les délégués
des deux sections, soit dix-huit membres. Dans ces réunions, chacun
s’exprime dans sa langue.
-nbsp une connaissance passive du néerlandais.
7.2 Activités des deux sections d’ICOMOS Belgique
Tous les membres d’ICOMOS Belgique sont invités aux activités
respectives de chacune des sections et reçoivent leur bulletin de
liaison.
7.3 Assemblées générales internationales
Tous les membres effectifs de l’ICOMOS Wallonie-Bruxelles sont
membres de droit de l’ICOMOS International. À ce titre, ils sont
invités à participer au symposium international et à l’Assemblée
générale qui se tiennent en même temps, au minimum tous les trois
ans.
Selon les statuts de l’ICOMOS International en vigueur en 2005, le
Comité belge dispose de 18 voix, réparties pour moitié dans chacune
des sections. Chaque membre votant peut disposer au maximum de 5
procurations.
Le Conseil d’administration de l’ICOMOS Wallonie-Bruxelles désigne
les membres votants de chaque Assemblée internationale parmi ceux
qui ont confirmé leur inscription à cette Assemblée. Ceux-ci sont
choisis en priorité parmi ses administrateurs. S’il prévoit de ne
pas participer à l’Assemblée générale internationale,
l’administrateur choisit alors parmi les membres de l’ICOMOS
Belgique qui seront présents, celui qu’il désire mandater.
Article 8. Secrétariat administratif
Dirigé par le président, le secrétariat administratif travaille en
étroite collaboration avec le Bureau.
Le secrétariat administratif est notamment chargé :
En cas d’empêchement ou d’impossibilité matérielle de
remplir ces tâches dans les délais requis, le secrétariat
administratif prévient le président, en temps opportun, afin que
celui-ci puisse en informer le Conseil d’administration et prendre
les dispositions nécessaires.